الفواتير والباقات
اعرف كم جلسة بقيت لكل طفل دون فتح ملف إكسل
حسابات المركز العلاجي ليست مجرد إصدار فاتورة
في كثير من المراكز، العملية ليست خدمة واحدة، وفاتورة واحدة، ودفعة واحدة.
بل يتم بيع باقات مثل 20 جلسة تخاطب أو 30 جلسة ABA أو باقة تشمل أكثر من خدمة.
عندما تتم كل هذه الحسابات يدويًا، تزداد احتمالية الخطأ. يساعد أغصان على ربط الجانب المالي بالعمل الفعلي داخل المركز.
- كم جلسة تم استخدامها؟
- كم جلسة ما زالت متبقية؟
- هل انتهت صلاحية الباقة؟
- هل دفع ولي الأمر كامل المبلغ؟
- هل هناك مبلغ متبقٍ؟
- ما الجلسات التي تم خصمها من الباقة؟
- هل الموعد القادم يجب أن يُخصم من الرصيد؟
نظّم باقات الجلسات بوضوح
الباقات شائعة جدًا في مراكز التخاطب والتأهيل والعلاج. وهي تجعل الدفع أسهل للأسرة، لكنها قد تزيد العمل الإداري إذا كان المركز يتابع كل باقة يدويًا.
يساعد أغصان على تنظيم معلومات الباقات، وبذلك يستطيع الفريق الإجابة بصورة أسرع عندما يسأل ولي الأمر: فاضل لنا كام جلسة؟ بدلًا من البحث في أكثر من ملف أو محادثة.
- اسم الباقة
- نوع الخدمة
- عدد الجلسات المشمولة
- قيمة الباقة
- تاريخ البداية
- تاريخ الانتهاء
- عدد الجلسات المستخدمة
- عدد الجلسات المتبقية
- حالة الدفع
اربط استخدام الباقة بالجلسات الفعلية
تصبح الحسابات أكثر دقة عندما يكون الجانب التشغيلي والمالي مرتبطين ببعضهما.
لا يجب أن يتم خصم جلسة من الباقة فقط لأن موعدًا تم إنشاؤه. قد يحتاج المركز إلى معرفة هل الجلسة تمت بالفعل، أو أُلغيت، أو تم تغيير موعدها، أو لم يحضر الطفل، أو يجب خصمها وفقًا لسياسة المركز.
يساعد أغصان المركز على تنظيم استخدام الباقات وفقًا لما حدث فعليًا بدلًا من الاحتفاظ بسجل مالي منفصل تمامًا عن الجلسات.
أنشئ ونظّم الفواتير
يساعد أغصان على تنظيم الفواتير المرتبطة بالأطفال وأولياء الأمور.
بدلًا من إنشاء الفاتورة في برنامج منفصل ثم إدارة الجلسات في مكان آخر، يستطيع المركز إبقاء المعلومات المالية أقرب إلى سير العمل اليومي.
- جلسة منفردة
- باقة جلسات
- تقييم
- خدمة إضافية
- رسوم أخرى خاصة بالمركز
تابع حالة الدفع
إصدار الفاتورة ليس نهاية العملية. وجود حالة واضحة للدفع يساعد الإدارة على معرفة الحسابات التي تحتاج إلى متابعة، ويقلل الاعتماد على ملاحظات غير رسمية.
السجل المنظم يجعل المبالغ المستحقة أسهل في المراجعة.
- مدفوعة
- مدفوعة جزئيًا
- غير مدفوعة
- متأخرة
- ملغاة
قلل الحسابات اليدوية
قد تستخدم بعض المراكز معادلة بسيطة في Excel: عدد الجلسات المشتراة ناقص عدد الجلسات التي تمت يساوي الرصيد المتبقي.
لكن الواقع يصبح أكثر تعقيدًا عندما توجد مواعيد ملغاة، وجلسات تعويضية مجانية، وتمديد للباقة، وأكثر من نوع علاج، وخصومات، ودفعات جزئية، وأكثر من أخصائي، وتجديد للباقة.
يساعد أغصان على تقليل هذا العمل المتكرر من خلال تنظيم بيانات الباقات والجلسات في سير عمل واحد.
- مواعيد ملغاة
- جلسات تعويضية مجانية
- تمديد للباقة
- أكثر من نوع علاج
- خصومات
- دفعات جزئية
- أكثر من أخصائي
- تجديد الباقة
تابع تجديد الباقات بصورة أفضل
نهاية الباقة لحظة مهمة تشغيليًا وماليًا. إذا اكتشف المركز أن الطفل أنهى كل جلساته فقط عندما يصل إلى الموعد التالي، يصبح الموقف غير مريح.
وضوح الرصيد المتبقي يساعد الفريق على معرفة الأطفال الذين اقتربت باقاتهم من الانتهاء، ويدعم الحديث عن التجديد واستمرار العلاج ومراجعة احتياج الطفل للخدمة.
- تجديد الباقة
- تغيير عدد الجلسات
- استمرار العلاج
- مراجعة احتياج الطفل للخدمة
مناسب لطرق دفع مختلفة
ليست كل المراكز تعمل بنفس النموذج. أغصان مصمم حول طريقة عمل المراكز العلاجية، بدلًا من افتراض أن كل مركز يعمل بطريقة دفع واحدة.
وهذا يجعله مناسبًا للمراكز التي تحتاج إلى إدارة العمليات العلاجية والمالية معًا.
- جلسات منفردة
- باقات مدفوعة مقدمًا
- باقات شهرية
- رسوم تقييم
- برامج علاجية
- باقات تشمل أكثر من خدمة
الأسئلة الشائعة
ما هو برنامج حسابات المراكز العلاجية؟
هو نظام يساعد المركز على تنظيم الفواتير والمدفوعات وباقات الجلسات والأرصدة المتبقية. ويكون أكثر فائدة عندما ترتبط المعلومات المالية بالمواعيد والجلسات التي تم تقديمها بالفعل.
هل يمكن إدارة باقات الجلسات؟
نعم. يساعد أغصان المركز على تنظيم الباقات التي تحتوي على عدد محدد من الجلسات ومتابعة المستخدم والمتبقي بصورة أوضح.
هل يمكن معرفة عدد الجلسات المتبقية؟
تساعد إدارة الباقات المستخدمين المصرح لهم على مراجعة رصيد الطفل دون الاعتماد على ملف Excel منفصل.
هل يمكن أن يكون لكل خدمة باقة منفصلة؟
نعم. وهذا مهم في المراكز متعددة التخصصات، حيث قد يكون للطفل باقة تخاطب وباقة علاج وظيفي وباقة ABA في نفس الوقت.
هل يمكن متابعة الفواتير غير المدفوعة؟
يساعد أغصان على تنظيم حالة الفواتير والمدفوعات، مما يجعل المبالغ المستحقة أكثر وضوحًا للمركز.
هل يتم خصم الجلسة بمجرد حجز الموعد؟
يجب أن يتم الخصم وفقًا لسياسة المركز وما حدث فعليًا. فقد يتعامل المركز بشكل مختلف مع الجلسات المكتملة أو الملغاة أو التي لم يحضرها الطفل. يساعد أغصان على تنظيم سير العمل، بينما يظل المركز مسؤولًا عن تحديد سياساته المالية.
هل أغصان برنامج محاسبة كامل؟
أغصان منصة لإدارة المراكز العلاجية وتتضمن وظائف للفواتير والباقات والمدفوعات. وهي مصممة لإدارة الجانب التشغيلي والمالي المرتبط بخدمات المركز، وليست بالضرورة بديلًا عن كل نظام محاسبي أو ضريبي أو نظام رسمي قد يحتاجه النشاط التجاري.
توقف عن حساب الجلسات يدويًا
لا ينبغي أن يحتاج فريقك إلى ثلاثة ملفات إكسل ومحادثة واتساب ليجيب عن سؤال واحد: كم جلسة بقيت للطفل؟
يتبع رصيد الباقة ما يحدث في المواعيد والجلسات، والفوترة جزء من اشتراك واحد يشمل كل المزايا، كما تشرح صفحة الأسعار.