المواعيد
تقويم واحد لكل أخصائي وغرفة وجلسة متكررة
تنظيم المواعيد لا يجب أن يكون أصعب جزء في إدارة المركز
قد يتعامل المركز العلاجي مع عشرات أو مئات المواعيد كل أسبوع.
وكل موعد قد يعتمد على الطفل، والأخصائي، ونوع الخدمة، ومدة الجلسة، والغرفة أو الفرع، ومواعيد الأسرة، والباقة التي يشترك فيها الطفل، والجدول الأسبوعي المتكرر، والإلغاءات والتغييرات.
وعندما تتم إدارة كل ذلك يدويًا، قد يؤدي تغيير بسيط إلى ارتباك كبير. يساعد أغصان على تنظيم المواعيد وفقًا للطريقة الحقيقية التي تعمل بها المراكز العلاجية.
- الطفل
- الأخصائي
- نوع الخدمة
- مدة الجلسة
- الغرفة أو الفرع
- مواعيد الأسرة
- الباقة التي يشترك فيها الطفل
- الجدول الأسبوعي المتكرر
- الإلغاءات والتغييرات
تقويم واحد للمركز
بدلًا من وجود أكثر من جدول في أكثر من مكان، يساعد أغصان على إعطاء الفريق رؤية أوضح للمواعيد داخل المركز.
يمكن للمستخدمين المصرح لهم مراجعة المواعيد، وبذلك يستطيع موظف الاستقبال أو الإدارة معرفة شكل اليوم دون الحاجة إلى سؤال كل أخصائي عن جدوله.
- اليوم
- الأخصائي
- الطفل
- نوع الخدمة
- حالة الموعد
شاهد جدول كل أخصائي بوضوح
توافر الأخصائيين من أهم العوامل في تنظيم المواعيد.
يساعد أغصان المركز على رؤية أوضح لجداول الأخصائيين، وبذلك يصبح من الأسهل معرفة الأوقات المتاحة وتقليل الحجز المزدوج وجعل العمل أسهل لفريق الاستقبال.
- من المتاح في هذا الوقت؟
- هل لدى الأخصائي موعد آخر بالفعل؟
- ما مدى امتلاء جدول الأخصائي؟
- ما المواعيد الخاصة بهذا الأخصائي؟
- أين توجد أوقات فارغة؟
الجلسات المتكررة بدون إنشاء كل موعد يدويًا
كثير من الأطفال لديهم جدول ثابت، مثل جلسة تخاطب كل أحد وثلاثاء الساعة 4 مساءً أو جلسات ABA خمسة أيام أسبوعيًا.
إنشاء كل موعد على حدة يستهلك وقتًا ويزيد احتمالية الخطأ. يساعد أغصان في تنظيم الجداول المتكررة بطريقة أكثر كفاءة، خصوصًا للأطفال الذين يحضرون المركز عدة مرات أسبوعيًا.
جلسة تخاطب كل أحد وثلاثاء الساعة 4 مساءً جلسات ABA خمسة أيام أسبوعيًا
أكثر من خدمة لنفس الطفل
قد يحصل الطفل على أكثر من نوع من الخدمات. بدون جدول مركزي، قد يصبح من الصعب على المركز والأسرة متابعة الصورة الكاملة.
يساعد أغصان على تنظيم مواعيد الطفل عبر أكثر من تخصص وأكثر من أخصائي، وهذا مهم بشكل خاص في المراكز متعددة التخصصات.
- تخاطب يوم الأحد والأربعاء
- علاج وظيفي يوم الاثنين
- جلسات ABA عدة مرات أسبوعيًا
تغيير الموعد يصبح أسهل
التغييرات جزء طبيعي من العمل. قد يعتذر ولي الأمر، أو يأخذ الأخصائي إجازة، أو يضطر المركز إلى تغيير الجدول، أو تطلب الأسرة موعدًا مختلفًا.
في النظام اليدوي، تغيير موعد واحد قد يعني تعديل نفس المعلومة في أكثر من مكان. يساعد أغصان على إدارة التغيير من خلال نظام واحد، ويقلل احتمال بقاء الموعد القديم مكتوبًا في دفتر أو جدول بعد تغييره بالفعل.
تابع حالة كل موعد
ليس كل موعد يتم كما تم حجزه. تسجيل حالة الموعد يساعد المركز على معرفة ما حدث فعليًا بدلًا من الاعتماد فقط على الجدول الأصلي.
- المجدولة
- المؤكدة
- المكتملة
- الملغاة
- التي تم تغييرها
- التي لم يحضرها الطفل
عمل أسهل لفريق الاستقبال
موظف الاستقبال غالبًا هو محور إدارة المواعيد داخل المركز، وقد يتعامل يوميًا مع الحجوزات الجديدة واتصالات أولياء الأمور وتغيير المواعيد وتوافر الأخصائيين وحضور الأطفال والإلغاءات والاستفسار عن الجلسات المتبقية.
إذا كانت هذه العمليات موزعة بين عدة ملفات ورسائل، يصبح الخطأ أكثر احتمالًا. يساعد أغصان فريق الاستقبال على العمل من خلال جدول منظم، مع تحكم المركز في المعلومات التي يستطيع كل دور الوصول إليها.
وبذلك يمكن للاستقبال تنفيذ المهام التشغيلية دون الحاجة إلى الاطلاع على معلومات علاجية لا تتعلق بعمله.
- الحجوزات الجديدة
- اتصالات أولياء الأمور
- تغيير المواعيد
- توافر الأخصائيين
- حضور الأطفال
- الإلغاءات
- الاستفسار عن الجلسات المتبقية
اربط المواعيد بباقات الجلسات
الكثير من المراكز لا تبيع الجلسة بشكل منفرد، بل تقدم باقات مثل 30 جلسة تخاطب أو 20 جلسة ABA. وهنا تصبح المواعيد والفواتير والباقات مرتبطة ببعضها.
يساعد أغصان المركز على تنظيم المواعيد ضمن سير العمل الأوسع الخاص بالباقات والحسابات، بدلًا من حساب كل ذلك يدويًا داخل Excel أو رسائل WhatsApp.
- هل لدى الطفل باقة فعالة؟
- كم جلسة تم استخدامها؟
- كم جلسة متبقية؟
- ما الجلسات القادمة؟
الأسئلة الشائعة
ما هو برنامج تنظيم مواعيد المراكز العلاجية؟
هو نظام يساعد المركز على تنظيم مواعيد الأطفال مع الأخصائيين، وإدارة الجلسات المتكررة، وتسجيل حالة الموعد، والحفاظ على جدول يومي أكثر وضوحًا. ويكون النظام المتخصص في المراكز العلاجية أكثر فائدة من التقويم العام لأنه يستطيع ربط الموعد برحلة الطفل داخل المركز.
هل يمكن إنشاء مواعيد متكررة؟
نعم. يدعم أغصان سير عمل مناسبًا للجلسات المتكررة، وهو أمر مهم للأطفال الذين يحضرون في أوقات ثابتة أسبوعيًا أو شهريًا.
هل يمكن معرفة جدول كل أخصائي؟
يمكن للمستخدمين المصرح لهم مراجعة الجداول بطريقة تساعد المركز على فهم مواعيد الأخصائيين وتوافرهم.
هل يمكن للطفل أن يكون لديه مواعيد مع أكثر من أخصائي؟
نعم. وهذا شائع جدًا في المراكز متعددة التخصصات، حيث قد يحصل الطفل على التخاطب وABA والعلاج الوظيفي وخدمات أخرى خلال نفس الأسبوع.
هل يمكن متابعة حالة الموعد؟
نعم. يمكن تنظيم المواعيد وفقًا لحالتها مثل مجدول أو مكتمل أو ملغى أو لم يحضر الطفل أو تم تغيير الموعد، بحسب سير العمل داخل المركز.
هل أغصان مجرد برنامج حجز مواعيد؟
لا. المواعيد جزء واحد فقط من منصة متكاملة لإدارة المركز. ويمكن أن ترتبط بملفات الأطفال والجلسات والأهداف والخطط العلاجية والتقارير والفواتير وتجربة ولي الأمر.
هل يستطيع موظف الاستقبال استخدام المواعيد دون رؤية كل البيانات العلاجية؟
تم تصميم أغصان حول صلاحيات المستخدمين، بحيث يستطيع المركز التحكم في المعلومات المتاحة لكل دور وفقًا لمسؤولياته.
اجعل يوم المركز تحت السيطرة
جدول المركز يتغير باستمرار، ونظام المواعيد الجيد يجعل هذه التغييرات أسهل لا أن يضيف عبئًا جديدًا.
تنتقل المواعيد إلى توثيق الجلسات، ويمكن أن تُحتسب من الباقات، وتظهر لأولياء الأمور في بوابة ولي الأمر. ويمكن ربط الموعد عبر الإنترنت بـ Zoom كما يشرح دليل Zoom.